شما از آن دسته افرادی هستید که کلی کار سرتان ریخته ولی نمی دانید از کجا شروع کنید! زمان از دستتان رفته و دست آخر به هیچ کدام نرسیدید؟ شاید از ته دل می خواهید یک نفر بگوید کدام کارها مهم است و کدام کارها نه، تا خیالتان راحت شود.
نقشه راه می خواهید؟
وقتی وظایمان را در ماتریس آیزنهاور قرار می دهیم به ما کمک می کند تا آن ها را دسته بندی کنیم و از انجام کارهای غیرمهم و غیرضروری اجتناب کنیم. چگونه؟ دست کم باید بدانیم کدام کارها برایمان اهمیت دارند و چه کارهایی را باید فوری حل و فصل کرد.
چهار اصل ماتریس آیزنهاور چه می گوید؟
ما وظایفی به عهده داریم که در این چهار دسته قرار می گیرند:
- فوری و مهم نیستند.
- فوری هستند اما مهم نیستند.
- فوری نیستند اما مهم نیستند.
- فوری و مهم هستند.
کارهای غیرمهم و غیرفوری
کارهایی که فقط وقت ما را می گیرند. حتی وقتی آن را حذف می کنیم کسی متوجه نبود آن نمی شود. اینجا جایی ست که معمولا برای فرار از کارهای مهم و غیرفوری به آن پناه می بریم. درنهایت، وقتی ساعت های طولانی مشغول آن هستیم احساس عذاب وجدان و پشیمانی داریم.
مثال هایی از کارهای غیرمهم و غیرفوری
- بیش از حد می خوابیم تا مجبور نباشیم کاری را انجام دهیم.
- یک فصل از سریال را در یک روز می بینیم.
- بدون توجه به ساعت، مشغول بازی های کامپیوتری می شویم.
کارهای غیرمهم و فوری
کارهایی که ما را مشغول می کنند.معمولا شامل کارهایی می شود که دیگران به دوشمان می اندازند. ما مجبور به انجام کارهایی هستیم که برایمان اهمیت ندارد. احساس می کنیم کنترلی روی زمان خود نداریم.
مثال هایی از کارهای غیرمهم و فوری
- وقتی یک دوست یا همکار، بی موقع تماس می گیرید و طولانی صحبت می کند.
- وقت زیادی را در شبکه های اجتماعی می گذرانیم.
- جلسات طولانی کاری که به هیچ نتیجه ای نمی رسند.
راهکارهایی برای انجام کارهای غیرمهم و فوری
- کارهایتان را به دیگران واگذار کنید تا استرس کمتری داشته باشد.
- اگر کارتان را به شخص دیگری در تیم واگذار کردید، از طریق تلفن یا جلسه پیگیری کنید.
- یاد بگیرید بدون عذاب وجدان نه بگویید.
- وقت های خالی برای این قبیل کارها در نظربگیرید تا روابطتان را از دست ندهید.
کارهای مهم و غیرفوری
کارهایی که اگر انجام ندهیم کسی ما را مسئول نمی داند. کارهای مهم و غیرفوری، درباره اهداف بلند مدتی که هنوز مهلت آن به اتمام نرسیده است. به نوعی ارزش های زندگی مان است. ما می توانی این بخش را حذف کنیم. اما در آینده شاهد پیامدهای منفی آن خواهیم بود.
مثال هایی از کارهای مهم و غیرفوری
- یادگیری زبان انگلیسی که سال هاست به تعویق انداخته ایم.
- وقتی که با خانواده می گذرانیم.
- تفریحات سالمی که برای خودمان تعیین کردیم.
- پیگیری نکردن تغذیه سالم که در طولانی مدت ضررهای غیرقابل جبران دارد.
راهکارهایی برای انجام کارهای مهم و غیرفوری
- کارهای ضروری را از کارهایی که می توانیدم در آینده انجام دهیم جدا کنیم.
- برای تصمیم گیری واقع گرا باشیم و تصمیم های هیجانی نگیریم.
کارهای مهم و فوری
بالاترین الویت در ماتریس آیزنهاور، کارهایی که مهلت انجام تعیین شده دارند و انجام ندادنشان ممکن است پیامدهای منفی داشته باشد. معمولا مسئولیت هایی هستند که دیگران به ما محول کردند و انرژی زیادی می برند. ما به طور معمول پشت گوش می اندازیم و برای دقیقه نود می گذاریم. حتی احتمالا انجامش ندهیم و برویم سراغ کارهای غیرمهم و غیرفوری و باز هم عقب بیندازیم.
مثال هایی از کارهای مهم و فوری
- بک آپ گیری از اطلاعات لپتاپ و گوشی موبایل
- نداشتن قرارداد برای انجام کارهای هنری و فریلنسری
- نداشتن فرم شناخت هنرجو یا مخاطب جهت دسترسی در شرایط متفاوت
راهکارهایی برای انجام کارهای مهم و فوری
- تکنیک قورباغه ات را قورت بده: کار بزرگ را در اول روز انجام دهید.
- تکنیک پومودورو: کار خود را به بازه های زمانی بیست دقیقه تقسیم کنید و ساعت را کوک کنید.
- دفتربرنامه ریزی داشته باشید.
تصمیم گیری به کمک ماتریس آیزنهاور
حالا که با چهار اصل این ماتریس آشنا شدیم باید تصمیم بگیریم چه برخوردی با آن ها داشته باشیم:
- به دیگران واگذار کنیم.
- حذفش کنیم.
- الان انجامش دهیم.
- برای انجامش برنامه ریزی کنیم.
به بیان دیگر:
افراد معتبر زیادی ماتریس آیزنهاور را بررسی و به روش های مختلف تدریس کرده اند، در اینجا شبیه سازی آقای پیام بهرام پور مدرس و سخنران را آوردیم تا مدت بیشتری در ذهنتان ماندگار شود.
در نتیجه :
دو دسته مهم در ماتریس آیزنهاور را همیشه به یاد داشته باشید: اول؛ کارهایی که باید روی آن ها تمرکز داشته باشید تا به اهدافتان برسید، پس انجامش می دهید. دوم؛ کارهایی که اصلا به شما ربطی ندارند و فقط وقت شما را می گیرند، پس از آن ها فرار کنید.
این بلاگ به سفارش سایت میترا آرمان تهیه شده و استفاده از آن با ذکر منبع بلامانع است.
